Dématérialisation bulletin de paie

La transformation digitale, également connue sous le nom de 2.0 Ressources humaines, simplifie la gestion de la paie. Le choix de moderniser la paie permet de mieux organiser  le service de paie et d’optimiser le processus. L’introduction de nouveaux outils technologiques telle que la dématérialisation de bulletin de paie offre aux services des ressources humaines plusieurs avantages importants, tout en leur permettant de se concentrer sur d’autres missions.

 Pourquoi dématérialiser les fiches de paie?

Il n’est plus nécessaire de conserver les documents RH sur papier, à condition qu’ils soient conformes au RGPD. Vous devez néanmoins conserver les contrats ainsi que les documents signés manuellement dans la version originale, en cas de procédure civile, où une preuve sous forme initiale peut être demandée. Il n’y a par contre plus d’obstacle quant à l’envoi électronique des fiches de paie aux employés. La dématérialisation des fiches de paie présente de nombreux avantages, tels qu’un gain de temps considérable.

Que signifie numériser la masse salariale?

La numérisation de la gestion de la paie repose sur des outils performants qui peuvent être coûteux  s’ils sont configurés en interne. En outre, leur mise en place nécessite du temps et de l’expertise pour être optimisée et éviter les erreurs éventuelles. C’est pourquoi la sous-traitance de la gestion de la paie à une société possédant les compétences et les connaissances appropriées peut s’avérer très utile, pour pouvoir profiter pleinement des avantages des nouvelles technologies.

Les avantages de la gestion numérisée de la paie

Si nous pouvions quantifier le travail qui représente les fiches de paie imprimées, enveloppées et envoyées ou livrées manuellement tous les mois, cela démontrerait les avantages indéniables de la numérisation de la paie. Il est également important de reconnaître les avantages qu’elle produit en termes de gestion administrative d’une entreprise. En ce qui concerne l’archivage des documents de l’entreprise, le code des obligations exige le respect de l’intégrité des fichiers, du caractère non modifiable des archives et de la possibilité de suivre les opérations.

 Économie de temps et de coûts de gestion

On estime que le coût moyen des fiches de paie distribuées sur papier est de 3 euros par employé et par mois. Si vous ajoutez le coût de l’archivage des documents dans un classeur, souvent externalisé, car considérable, ainsi que le gain de temps lorsqu’un employé vous demandait des informations, les charges sont encore nettement supérieures. En savoir plus ici.

Amélioration des processus et de leur fiabilité

Les fiches de paie peuvent être immédiatement envoyées et accessibles où que vous soyez. Il existe également une bonne probabilité que les employés demandent un renvoi. Les risques de perte ou de dommage liés à l’utilisation de papier sont donc réduits. La conformité est garantie car les risques d’erreurs liées à la complexité du système sont fortement réduits grâce à l’intégration des nouvelles règles dans les outils.